AI-beleid van Office & Design Lidia

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 1 oktober 2026

1. Doel en reikwijdte

Office & Design Lidia gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) als ondersteunend hulpmiddel bij werkzaamheden voor de eigen organisatie en voor opdrachtgevers. Dit beleid beschrijft hoe ik AI zorgvuldig, transparant en verantwoord inzet.

Het beleid geldt voor alle werkzaamheden waarbij AI wordt gebruikt, waaronder marketing, contentcreatie, ontwerp, advies, trainingen, presentaties en het inrichten of verbeteren van werkprocessen in bijvoorbeeld Canva en Notion.

2. Uitgangspunten

Bij het gebruik van AI hanteer ik de volgende uitgangspunten:

• Menselijke verantwoordelijkheid: AI ondersteunt; ik blijf verantwoordelijk voor keuzes, controle en het eindresultaat
• Zorgvuldigheid: AI wordt alleen ingezet wanneer dit passend en verantwoord is voor de opdracht
• Privacy en vertrouwelijkheid: persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden zoveel mogelijk vermeden, beperkt of geanonimiseerd
• Transparantie: wanneer AI een wezenlijke rol speelt in een opdracht, licht ik dit toe als dat voor de opdrachtgever relevant is
• Kwaliteit: AI-output wordt niet zonder beoordeling als definitief resultaat gebruikt
• Menselijke maat: strategie, creativiteit, context en persoonlijke aandacht blijven leidend.

3. Waarvoor AI kan worden ingezet

Afhankelijk van de opdracht kan ik AI gebruiken voor:

• Brainstormen en ideeën ontwikkelen
• Opstellen, herschrijven of aanscherpen van teksten
• Structureren en samenvatten van informatie
• Maken van eerste concepten voor contentplanningen
• Voorbereiden van workshops, presentaties en trainingen
• Ondersteuning bij marketing, Canva en Notion
• Analyseren en verbeteren van werkprocessen
• Uitvoeren van repetitieve of voorbereidende werkzaamheden

AI is hierbij een hulpmiddel. Mijn eigen kennis, ervaring, creativiteit en professionele oordeel vormen altijd de basis van het uiteindelijke werk.

4. Menselijke controle en kwaliteit

Door AI gemaakte inhoud kan onjuist, onvolledig, verouderd of onvoldoende origineel zijn. Daarom controleer en bewerk ik relevante AI-output voordat deze wordt gebruikt of opgeleverd.

Afhankelijk van de opdracht let ik onder meer op:

• Feitelijke juistheid en volledigheid
• Spelling, grammatica en leesbaarheid
• Logische opbouw en praktische toepasbaarheid
• Aansluiting bij de doelgroep en doelstelling
• Tone of voice en merkidentiteit van de opdrachtgever
• Mogelijke vooroordelen, ongepaste formuleringen of misleidende conclusies
• Herkenbaarheid, originaliteit en mogelijke risico’s rond auteursrechten

Belangrijke beslissingen worden niet uitsluitend door AI genomen. Ik maak altijd zelf de uiteindelijke afweging.

5. Privacy en vertrouwelijke informatie

Ik ga zorgvuldig om met persoonsgegevens, bedrijfsinformatie en andere vertrouwelijke gegevens. Bij het gebruik van AI volg ik de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en de afspraken die ik met de opdrachtgever heb gemaakt.

Daarbij gelden de volgende werkwijzen:

• Ik voer niet meer gegevens in dan noodzakelijk
• Ik verwijder of anonimiseer herkenbare gegevens waar dat mogelijk is
• Ik deel geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, inloggegevens of andere zeer gevoelige informatie met openbare AI-tools
• Ik gebruik vertrouwelijke informatie alleen als dit noodzakelijk, passend en toegestaan is
• Ik beoordeel per opdracht of aanvullende afspraken of toestemming nodig zijn.

Opdrachtgevers blijven verantwoordelijk voor het rechtmatig aanleveren van informatie die zij met Office & Design Lidia delen.

6. AI-diensten van derden

Voor AI-functionaliteit kan ik gebruikmaken van externe diensten, bijvoorbeeld functies binnen ChatGPT, Canva, Notion of vergelijkbare zakelijke software. Deze aanbieders hanteren eigen voorwaarden en privacyverklaringen en kunnen gegevens buiten Nederland verwerken.

Waar mogelijk kies ik passende instellingen en diensten die gegevens beschermen en het gebruik van ingevoerde informatie voor modeltraining beperken. Welke dienst wordt gebruikt, hangt af van het doel, de gevoeligheid van de informatie en de gemaakte afspraken.

7. Intellectueel eigendom

AI-output kan overeenkomsten bevatten met bestaand materiaal en biedt niet automatisch garantie op exclusiviteit of auteursrechtelijke bescherming. Daarom gebruik ik AI-output niet klakkeloos en controleer of bewerk ik deze waar redelijkerwijs nodig.

Rechten op het uiteindelijke werk worden geregeld volgens de offerte, overeenkomst of algemene voorwaarden die voor de opdracht gelden. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren en rechtmatig gebruiken van aangeleverde namen, teksten, beelden, logo’s, lettertypen en andere materialen.

8. Transparantie naar opdrachtgevers

AI kan onderdeel zijn van mijn normale digitale werkwijze, net zoals andere software. Ik vermeld niet iedere kleine of voorbereidende toepassing afzonderlijk. Wanneer AI echter een belangrijke invloed heeft op de inhoud, aanpak of het resultaat van een opdracht, ben ik daar open over als dit relevant is voor de opdrachtgever.

Op verzoek geef ik binnen redelijke grenzen uitleg over de manier waarop AI bij een specifieke opdracht is ingezet. Bedrijfsvertrouwelijke werkwijzen en interne instructies hoef ik daarbij niet openbaar te maken.

9. Beveiliging en incidenten

Ik neem redelijke organisatorische en technische maatregelen om informatie te beschermen, zoals zorgvuldig toegangsbeheer, passende accountbeveiliging en een bewuste keuze van tools en instellingen.

Als zich een beveiligings- of privacy-incident voordoet dat betrekking heeft op gegevens van een opdrachtgever, handel ik volgens de geldende afspraken en wettelijke verplichtingen. Waar nodig informeer ik de betrokken opdrachtgever zo snel mogelijk.

10. Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor:

• De juistheid en rechtmatigheid van aangeleverde informatie
• Het controleren en goedkeuren van definitieve publicaties of andere eindproducten, tenzij schriftelijk anders is afgesproken
• Het gebruik van het opgeleverde werk binnen de eigen organisatie
• Beslissingen die op basis van het opgeleverde materiaal worden genomen.

AI-output en daarop gebaseerde werkzaamheden vormen geen juridisch, financieel, medisch of ander specialistisch advies, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen en uitgevoerd door een daarvoor bevoegde professional.

11. Vragen, bezwaar en bijzondere afspraken

Heb je vragen over mijn gebruik van AI of wil je dat bepaalde informatie niet met een AI-tool wordt verwerkt? Bespreek dit dan voorafgaand aan of tijdens de opdracht. Waar mogelijk maak ik passende afspraken over de werkwijze of kies ik een alternatief zonder AI.

Contact: Office & Design Lidia
E-mail: lidia.wielink@officedesignlidia.nl

12. Wijzigingen in dit beleid

Ontwikkelingen rond AI, wetgeving en digitale diensten volgen elkaar snel op. Daarom kan ik dit beleid aanpassen. De meest actuele versie wordt op mijn website gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen die gevolgen hebben voor een lopende opdracht, informeer ik de opdrachtgever wanneer dat relevant is.